En la Notaría Única del Círculo de Puerto Leguizamo, nos esmeramos por solucionar las diferentes inquietudes de la ciudadanía, desde el primer momento de atención al usuario, garantizando una satisfacción inmediata y el retorno de los mismos a nuestras instalaciones, lo cual es nuestra mayor satisfacción.
1.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Es importante que la empleadora, trabajadores y en especial nuestros usuarios se sientan cómodos en el sitio de prestación del servicio. El local cuenta con área de desplazamiento para los usuarios, baños al servicio del público, estando uno debidamente adecuado para personas en situación de discapacidad, acorde a la ley 1618 de 2013, art 14, numeral 6.
En la entrada de la edificación permite el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento.
Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
- Identificación de Requisitos:
- Definir Necesidades: Establecer los requisitos funcionales y espaciales necesarios para operar eficientemente.
- Considerar Normativas: Revisar las normativas locales e internacionales sobre accesibilidad y construcción.
- Búsqueda y Evaluación de Opciones:
- Buscar Localizaciones: Investigar y listar posibles ubicaciones que cumplan con los requisitos establecidos.
- Realizar Visitas: Visitar las opciones seleccionadas para evaluar su adecuación y accesibilidad.
- Consultar Expertos: Trabajar con arquitectos y expertos en accesibilidad para evaluar las opciones.
- Evaluación de Accesibilidad:
- Revisar Entradas y Salidas: Asegurar que las entradas y salidas sean accesibles para personas con movilidad reducida, incluyendo rampas y puertas automáticas.
- Evaluar Espacios Internos: Verificar que los espacios internos sean amplios y accesibles, permitiendo el paso de sillas de ruedas y otras ayudas de movilidad.
- Considerar Baños Accesibles: Asegurar que haya baños accesibles que cumplan con las normativas de accesibilidad.
- Revisar Señalización: Asegurar que la señalización sea clara y accesible, incluyendo señales en braille y de alto contraste.
- Análisis de Costos y Beneficios:
- Evaluar Costos: Analizar los costos asociados con cada opción, incluyendo posibles adaptaciones para mejorar la accesibilidad.
- Considerar Beneficios a Largo Plazo: Evaluar los beneficios a largo plazo de una ubicación accesible y bien diseñada, como mayor satisfacción del cliente y cumplimiento normativo.
- Toma de Decisión:
- Comparar Opciones: Comparar las opciones basándose en la adecuación a los requisitos, accesibilidad, costos y otros factores relevantes.
- Seleccionar Ubicación: Elegir la ubicación que mejor cumpla con los criterios establecidos.
- Adaptación y Configuración del Espacio:
- Realizar Adaptaciones Necesarias: Implementar las adaptaciones necesarias para asegurar la accesibilidad, como instalación de rampas, elevadores y baños accesibles.
- Configurar Espacios: Diseñar y configurar los espacios internos para optimizar la funcionalidad y accesibilidad.
- Incluir Tecnología Asistiva: Instalar tecnología asistiva como bucles de inducción para personas con discapacidades auditivas.
- Inspección y Verificación:
- Realizar Inspecciones: Realizar inspecciones para asegurar que todas las adaptaciones y configuraciones cumplen con las normativas y necesidades de accesibilidad.
- Obtener Certificaciones: Obtener certificaciones de accesibilidad si están disponibles en tu localidad.
- Planificación de la Transición:
- Planificar Mudanza: Desarrollar un plan detallado para la mudanza al nuevo espacio, minimizando la interrupción de las operaciones.
- Comunicar al Personal: Informar al personal sobre la nueva ubicación y proporcionar detalles sobre el acceso y las características de accesibilidad.
- Capacitación y Concienciación:
- Capacitar al Personal: Proporcionar capacitación al personal sobre cómo atender a personas con discapacidades y usar las características de accesibilidad del nuevo espacio.
- Fomentar Inclusión: Promover una cultura de inclusión y accesibilidad en la notaría.
- Monitoreo y Evaluación Continua:
- Revisar Satisfacción: Recoger retroalimentación de los clientes y el personal sobre la accesibilidad del nuevo espacio.
- Realizar Mejoras: Implementar mejoras continuas basadas en la retroalimentación recibida para mantener y mejorar la accesibilidad.
Este proceso asegura que la selección de la planta física de la notaría sea inclusiva y accesible, proporcionando un entorno adecuado para todas las personas.
2.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
El proceso de selección de personal en una notaría debe ser riguroso y bien estructurado para asegurar que se elijan candidatos competentes, confiables y con las habilidades necesarias para desempeñar sus funciones de manera eficiente.
- Identificación de Necesidades:
- Definir el Puesto: Establecer una descripción detallada del puesto que incluya responsabilidades, requisitos, habilidades y competencias necesarias.
- Analizar la Carga de Trabajo: Evaluar la carga de trabajo actual y futura para determinar el número y tipo de personal necesario.
- Reclutamiento:
- Anunciar Vacantes: Publicar la oferta de trabajo en diversos canales como portales de empleo, redes sociales y asociaciones profesionales.
- Utilizar Red de Contactos: Usar la red de contactos profesionales y referencias internas para encontrar candidatos potenciales.
- Recepción y Filtro de Solicitudes:
- Revisar Currículums: Revisar los currículums para identificar candidatos que cumplan con los requisitos básicos del puesto.
- Preseleccionar Telefónicamente: Realizar llamadas telefónicas para confirmar la información y evaluar la motivación y disponibilidad de los candidatos.
- Evaluación de Candidatos:
- Entrevistar: Programar entrevistas estructuradas para evaluar las competencias técnicas y blandas de los candidatos. Considerar incluir entrevistas individuales y grupales.
- Realizar Pruebas Técnicas: Hacer pruebas técnicas o prácticas que simulen tareas del puesto para evaluar las habilidades específicas de los candidatos.
- Evaluar Psicológicamente: Considerar pruebas psicométricas para evaluar aspectos como la personalidad, inteligencia emocional y capacidad de adaptación.
- Verificación de Antecedentes:
- Consultar Referencias Laborales: Contactar a empleadores anteriores para obtener referencias sobre el desempeño laboral del candidato.
- Verificar Antecedentes Legales: Realizar verificaciones de antecedentes legales para asegurar la confiabilidad del candidato.
- Decisión y Oferta de Trabajo:
- Comparar Candidatos: Comparar a los candidatos en base a los resultados de las entrevistas, pruebas y referencias.
- Seleccionar: Elegir al candidato que mejor se ajuste al perfil del puesto y a la cultura organizacional de la notaría.
- Ofrecer Trabajo: Extender una oferta de trabajo formal al candidato seleccionado, detallando condiciones de empleo, salario, beneficios y expectativas.
- Incorporación:
- Planificar Inducción: Desarrollar un plan de inducción que incluya la bienvenida al nuevo empleado, la presentación del equipo y la capacitación inicial.
- Asignar Mentor: Asignar un mentor o supervisor que pueda guiar al nuevo empleado durante el período de adaptación.
- Seguimiento y Evaluación Inicial:
- Revisar Desempeño: Realizar evaluaciones de desempeño periódicas durante el período de prueba para asegurar que el nuevo empleado se está adaptando bien y cumpliendo con las expectativas.
- Proporcionar Retroalimentación: Ofrecer retroalimentación continua y apoyo al nuevo empleado para fomentar su desarrollo e integración en la notaría.
Este proceso asegura una selección de personal rigurosa y eficaz, alineada con los objetivos y valores de la notaría.
3.- PROCESO DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS EN EL TRABAJO
El proceso de selección de herramientas en la notaría debe ser meticuloso y estratégico para asegurar que se elijan las soluciones que mejor se adapten a las necesidades específicas de la empresa. Aquí te dejo un proceso sugerido:
- Identificación de Necesidades:
- Análisis de Procesos Actuales: Evalúar los procesos actuales para identificar áreas que necesitan mejoras o pueden beneficiarse de la automatización.
- Recolección de Requisitos: Consultar con el personal y otras partes interesadas para identificar sus necesidades y expectativas respecto a las herramientas.
- Investigación de Opciones:
- Investigación de Mercado: Investigar las diferentes opciones disponibles en el mercado que se alineen con los requisitos identificados.
- Revisión de Opiniones y Casos de Éxito: Leer reseñas y casos de éxito de otras notarías que hayan implementado las herramientas que estás considerando.
- Evaluación de Herramientas:
- Compatibilidad y Facilidad de Integración: Asegurarse de que las herramientas sean compatibles con los sistemas y procesos existentes en la notaría.
- Pruebas de Demostración: Solicitar demostraciones y pruebas gratuitas para evaluar la funcionalidad y facilidad de uso de las herramientas.
- Evaluación de Seguridad: Revisar las medidas de seguridad que ofrece cada herramienta para asegurar que cumplan con las normativas de protección de datos.
- Coste y Retorno de Inversión (ROI):
- Análisis de Costos: Considerar tanto los costos iniciales como los recurrentes de implementación y mantenimiento.
- Evaluación del ROI: Analizar el retorno de inversión potencial, considerando cómo la herramienta mejorará la eficiencia, reducirá costos y aumentará la productividad.
- Toma de Decisión:
- Comparación de Opciones: Comparar las opciones basándote en los criterios de evaluación establecidos, como funcionalidad, costo, facilidad de uso y soporte.
- Consulta con el Personal: Involucrar al personal en la toma de decisiones para asegurar que estén de acuerdo con la herramienta seleccionada y comprometidos con su implementación.
- Implementación:
- Planificación de la Implementación: Desarrollar un plan detallado de implementación que incluya cronogramas, asignación de responsabilidades y capacitación del personal.
- Capacitación y Soporte: Proporcionar capacitación adecuada al personal y asegúrate de que haya soporte continuo disponible para resolver cualquier problema que surja.
- Monitoreo y Evaluación:
- Seguimiento del Desempeño: Monitorear el desempeño de las herramientas después de la implementación para asegurarse de que estén cumpliendo con los objetivos establecidos.
- Retroalimentación y Ajustes: Recoger retroalimentación del personal y realizar ajustes necesarios para optimizar el uso de las herramientas.
Este proceso asegura una selección informada y estratégica de herramientas que pueden mejorar significativamente la operatividad y eficiencia de la notaría.
4.- PROCESO DE CAPACITACIONES
El proceso de capacitaciones del personal en una notaría debe ser integral y continuo, asegurando que todos los empleados adquieran y mantengan las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar sus funciones de manera efectiva.
- Identificación de Necesidades de Capacitación:
- Evaluar Competencias: Identificar las habilidades y conocimientos necesarios para cada puesto.
- Analizar Desempeño: Revisar evaluaciones de desempeño para detectar áreas que requieran mejora.
- Recoger Retroalimentación: Obtener sugerencias del personal sobre sus necesidades de capacitación.
- Diseño del Programa de Capacitación:
- Definir Objetivos: Establecer objetivos claros y medibles para cada sesión de capacitación.
- Desarrollar Contenidos: Crear materiales y contenidos de capacitación que aborden las necesidades identificadas.
- Seleccionar Métodos: Decidir los métodos de capacitación más adecuados (presenciales, en línea, talleres, etc.).
- Planificación de las Sesiones de Capacitación:
- Establecer Cronograma: Planificar las fechas y horarios de las sesiones de capacitación.
- Asignar Recursos: Asegurar que se disponga de los recursos necesarios (instructores, materiales, equipos).
- Notificar al Personal: Informar al personal sobre las fechas, horarios y objetivos de las capacitaciones.
- Implementación de la Capacitación:
- Realizar Sesiones: Llevar a cabo las sesiones de capacitación según el cronograma establecido.
- Fomentar Participación: Incentivar la participación activa del personal durante las sesiones.
- Monitorear Progreso: Supervisar el avance de los participantes y resolver dudas en el momento.
- Evaluación de la Capacitación:
- Recoger Retroalimentación: Obtener opiniones de los participantes sobre la efectividad de la capacitación.
- Medir Resultados: Evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos.
- Analizar Impacto: Determinar el impacto de la capacitación en el desempeño laboral del personal.
- Seguimiento Post-Capacitación:
- Revisar Desempeño: Monitorear el desempeño del personal tras la capacitación para asegurar la aplicación de los conocimientos adquiridos.
- Ofrecer Soporte Adicional: Proporcionar apoyo y recursos adicionales según sea necesario.
- Planificar Capacitaciones Continuas: Desarrollar un plan de capacitación continua para mantener actualizadas las habilidades y conocimientos del personal.
- Documentación y Registro:
- Registrar Asistencia: Mantener un registro de la asistencia a las sesiones de capacitación.
- Documentar Progreso: Guardar registros del progreso y los resultados de cada capacitación.
- Actualizar Expedientes: Asegurar que los expedientes del personal reflejen las capacitaciones completadas y las competencias adquiridas.
Este proceso asegura que el personal de la notaría reciba una capacitación efectiva y continua, mejorando sus habilidades y contribuyendo al éxito de la organización.